EA & Operations Associate

About Company

An AI-driven platform that enhances research and due diligence processes for financial institutions, make more informed, data-backed decisions efficiently

Job Description

Role Overview : 

As an Operations Associate, you will operate across systems, execution, and cross-functional coordination. This role requires high ownership, speed, and the ability to bring structure to ambiguous environments. You will be responsible for driving execution, managing internal systems, and ensuring seamless communication across teams.

Key Responsibilities :

1. Execution & Task Ownership :

• Own end-to-end execution across product, operations, and internal workflows
• Translate ambiguous instructions into clear action plans and deliverables
• Proactively drive follow-ups and ensure tasks are fully completed
• Take full ownership of outcomes with minimal supervision

2. Calendar & Time Management :

• Manage a fast-moving, high-volume calendar
• Proactively resolve scheduling conflicts based on shifting priorities
• Ensure every meeting has a clear agenda and relevant participants
• Protect and allocate time for deep work based on urgency and impact

3. Notion & Internal Systems :

• Build and maintain core operating systems in Notion
• Own trackers, workflows, automations, and internal tools
• Standardize processes across teams (hiring, performance reviews, engagements, etc.)
• Continuously improve system clarity, usability, and accuracy

4. Communication & Coordination :

• Act as the central coordination layer across Slack, email, and WhatsApp
• Summarize discussions, clarify decisions, and drive next steps
• Communicate clearly with internal and external stakeholders
• Maintain high signal-to-noise across all communication channels

5. Data, Tracking & Quality Assurance :

• Maintain accuracy across trackers, dashboards, and internal systems
• Identify inconsistencies, edge cases, and process gaps
• Flag issues early and propose effective solutions
• Uphold high standards of attention to detail and data correctness

How You’ll Work

• Operate at high speed with time-sensitive, interdependent tasks
• Thrive in low-structure environments by creating clarity independently
• Take full ownership and execute without constant direction
• Handle frequent context switching across multiple workstreams
• Work within daily check-ins and rapid feedback loops

What Success Looks Like

• Tasks are completed proactively without requiring follow-ups
• Calendars are optimized, organized, and conflict-free
• Internal systems improve continuously without prompting
• Communication is clear, concise, and action-oriented
• Issues are identified and resolved before escalation

Requirements

• 2–3 years of experience in operations, coordination, or similar roles
• Strong project management skills across multiple workstreams
• Advanced proficiency in Notion (databases, relations, automations)
• Excellent written communication (Slack, email)
• High attention to detail and reliability
• Ability to work effectively in fast-paced, ambiguous environments
• Comfortable working in the EST (Eastern Standard Time) time zone

Nice to Have

• Experience in startups, consulting, or finance
• Exposure to async and distributed teams
• Familiarity with UK or US working styles
• Experience using AI tools (e.g., ChatGPT, Claude)

Scope & Growth

• This role will evolve rapidly with the company’s growth
• Opportunity to expand into product, GTM, or internal operations
• Core expectation: strong generalist execution and ownership

Mandatory Requirement

Primary Job Profile : Admin

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